¿Por qué tu pyme necesita un canal de denuncias antes del 1 de diciembre?
El canal de denuncias es un mecanismo que permite a los trabajadores, clientes, proveedores y otras partes interesadas de una empresa comunicar de forma confidencial y anónima cualquier irregularidad, incumplimiento o conducta ilícita que detecten en el ámbito laboral.
Se trata de una herramienta de prevención y detección de riesgos que contribuye a mejorar el clima organizacional, la reputación corporativa y el cumplimiento normativo de las empresas.
Sobre el canal de denuncias ¿Qué dice la ley?
La ley 1/2023, de 30 de septiembre, de prevención y lucha contra el fraude fiscal, introduce la obligación de establecer un canal de denuncias para todas las personas jurídicas, incluidas las pymes, que operen en España.
Según el artículo 24 de dicha ley, el canal de denuncias debe cumplir los siguientes requisitos:
- Garantizar la confidencialidad y protección de los datos personales de los denunciantes y de los denunciados.
- Permitir la presentación de denuncias por medios electrónicos, telefónicos o presenciales.
- Establecer un procedimiento de gestión y seguimiento de las denuncias, con plazos y responsables definidos.
- Informar al denunciante del resultado de la investigación y de las medidas adoptadas, si procede.
- Adoptar medidas para evitar represalias contra los denunciantes de buena fe.
El incumplimiento de esta obligación puede suponer una infracción grave, sancionada con una multa de entre 100.000 y 500.000 euros.
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¿Qué beneficios tiene el canal de denuncias para las pymes?
El canal de denuncias no solo es una exigencia legal, sino también una oportunidad para las pymes de mejorar su gestión y competitividad. Algunos de los beneficios que puede aportar son los siguientes:
- Prevenir y detectar posibles fraudes, irregularidades o incumplimientos que puedan afectar a la actividad y a la imagen de la empresa.
- Fomentar una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad social en la organización.
- Reforzar la confianza y el compromiso de los trabajadores, clientes, proveedores y otros grupos de interés con la empresa.
- Evitar o reducir posibles sanciones, reclamaciones o demandas por parte de las autoridades o de terceros afectados.
- Mejorar la satisfacción, la productividad y el clima laboral de los empleados.
¿Cómo implantar un canal de denuncias en tu pyme?
Para implantar un canal de denuncias en tu pyme, debes seguir los siguientes pasos:
- Definir el ámbito, el alcance y los objetivos del canal de denuncias, así como las materias que se pueden denunciar y las que no.
- Elaborar un protocolo de actuación que regule el funcionamiento, la gestión y el seguimiento del canal de denuncias, así como los derechos y deberes de los denunciantes y de los denunciados.
- Designar a una persona o a un órgano responsable de recibir, analizar, investigar y resolver las denuncias, garantizando su independencia, imparcialidad y profesionalidad.
- Dotar al canal de denuncias de los medios técnicos y humanos necesarios para asegurar su accesibilidad, confidencialidad, seguridad y eficacia.
- Comunicar y difundir el canal de denuncias entre todos los miembros y colaboradores de la empresa, así como entre los clientes, proveedores y otras partes interesadas.
- Formar y sensibilizar a los trabajadores y a los responsables del canal de denuncias sobre la importancia, el funcionamiento y las consecuencias del mismo.
- Evaluar y revisar periódicamente el canal de denuncias, así como los resultados y las medidas adoptadas, para mejorar su calidad y eficiencia.
¿Qué opciones hay para crear un canal de denuncias?
Existen diferentes opciones para crear un canal de denuncias, desde las más sencillas y económicas, como un buzón de sugerencias o un correo electrónico, hasta las más sofisticadas y seguras, como una plataforma web o una aplicación móvil.
Sin embargo, la opción más recomendable para las pymes es contratar los servicios de una empresa especializada en la gestión de canales de denuncias, que ofrezca las siguientes ventajas:
- El cumplimiento de todos los requisitos técnicos y legales exigidos por la ley.
- Garantizar la confidencialidad, el anonimato y la protección de los datos personales de los denunciantes y de los denunciados.
- Disponer de un equipo de expertos en la materia, que se encargue de recibir, analizar, investigar y resolver las denuncias de forma profesional e independiente.
- Ofrecer un servicio personalizado, adaptado a las necesidades y características de cada pyme.
- Proporcionar un informe detallado de cada denuncia, con las evidencias, las conclusiones y las recomendaciones pertinentes.
- Facilitar el acceso al canal de denuncias a través de diversos medios, como una web, un teléfono, un correo electrónico o una aplicación móvil.
- Contar con un sistema de seguimiento y control de las denuncias, que permita al cliente conocer el estado y el resultado de las mismas en todo momento.
- Ofrecer un precio competitivo y ajustado al tamaño y al volumen de actividad de la pyme.
¿Qué plazo hay para implantar el canal de denuncias?
El plazo para implantar el canal de denuncias finaliza el próximo 1 de diciembre de 2023, fecha en la que entra en vigor la ley 1/2023, de 30 de septiembre, de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Por tanto, las pymes que aún no dispongan de un canal de denuncias deben darse prisa y ponerse manos a la obra cuanto antes, para evitar posibles sanciones y aprovechar los beneficios que esta herramienta puede reportarles.
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