Cómo emitir y numerar facturas. Te lo contamos.

La emisión y la numeración de las facturas puede ser un quebradero de cabeza para los autónomos, sobre todo cuando se está empezando o surgen discrepancias con los clientes. Por ello, queremos contarte todo sobre cómo emitir y numerar facturas de la manera adecuada, para que no tengas ninguna duda.

A la hora de realizar las facturas, es fundamental cumplir con los requisitos legales establecidos. Por tanto, no puede haber errores. Una manera de minimizarlos, pasa por utilizar un software de contabilidad, dado que se podría decir que ‘realiza los cálculos de la manera correcta’. Es tan fácil como introducir el importe y ya nos devuelve el resultado.

Pero, antes de utilizar un software de contabilidad para emitir las facturas de tu negocio, conoce los datos que toda factura debe incluir:

Datos de las facturas

• Número de factura correlativo
• Fecha actual
• Datos fiscales del emisor (nombre, apellidos, razón o denominación social, NIF y domicilio)
• Datos fiscales del receptor (nombre, apellidos, razón o denominación social, NIF y domicilio)
• Descripción del producto o servicio
• Importe
• IVA
• Retención de IRPF
• Medio de pago (no es un requisito legal pero es recomendable para los abonos bancarios)

Estos son los datos que deben aparecer en todas las facturas. Claro que, no todas se hacen de la misma manera, puesto que hay facturas exentas de impuestos.

Para realizar correctamente las facturas, debes tener claro cuándo debes aplicar los impuestos. Esta información aparece en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, donde se mencionan las obligaciones de facturación. Por ejemplo, las facturas a particulares no llevan IPRF pero sí llevan IVA, las facturas a los profesionales de Canarias no llevan IVA pero sí IRPF, etc.

Debes tener clara la situación de tu cliente, basándote en si es particular, autónomo y su dirección fiscal, para añadir los impuestos correctamente y a los tipos adecuados. Por ejemplo, los primeros años puede que factures al 7% de IRPF, pero luego al 15%. Todos estos datos debes saberlos antes de hacer las facturas. Una asesoría puede ayudarte con cada caso en concreto.

Lo cierto, es que hay muchas formas de hacerlo. Lo habitual, es cambiar la numeración en cada ejercicio fiscal. Pero en el caso de la Agencia Tributaria, permite crear distintas series dentro de un NIF siguiendo una numeración correlativa y cronológica, lo cual resulta interesante si se realizan distintas actividades.

A la hora de numerarlas, el programa de facturación puede hacerlo solo, de forma automática en base a la opción elegida. Si lo vas a hacer manualmente, puedes elegir utilizar números o letras del abecedario.

La factura no puede ser enviada si pasan más de 30 días desde la fecha de emisión. Es el plazo legal que hay para abonar una factura, aunque luego las partes establezcan otra.

A efectos fiscales, se dice que hay que guardar los últimos 5 ejercicios. Aunque a efectos mercantiles en el Código de Comercio se establecen 6 años.

Ahora que sabes cómo emitir y numerar facturas, esperamos que puedas hacerlo sin errores. Si tienes cualquier duda, recuerda que en nuestra asesoría estamos para ayudarte en todo lo que necesites.